In bijna elk bedrijf met een werkplaats, magazijn of buitendienst staat wel ergens een Excel-bestand met keuringsdata. Een tabblad voor de ladders, een tabblad voor het elektrisch gereedschap, en een kolom met ‘volgende keuring’ die alleen klopt als iemand er goed op let. Dat gaat lang goed, tot de collega die het bijhield op vakantie gaat of van baan wisselt. Dan blijkt hoe kwetsbaar zo’n lijstje is.
Waarom keuringen ertoe doen
Als werkgever ben je verplicht om arbeidsmiddelen veilig te houden. Het Arbobesluit schrijft voor dat arbeidsmiddelen die door gebruik kunnen slijten of verslechteren, periodiek worden gecontroleerd door een deskundige. Denk aan ladders en trappen, rolsteigers, hijsmiddelen, valbeveiliging en elektrisch handgereedschap. Voor elektrische arbeidsmiddelen is de NEN 3140 de gangbare norm om die controle uit te voeren.
De wet zegt niet precies hoe vaak er gekeurd moet worden. Dat hangt af van het gebruik en het risico. Een boormachine die dagelijks op de bouwplaats meegaat, slijt sneller dan een printer op kantoor. Juist omdat de termijnen per object verschillen, wordt het bijhouden al snel ingewikkeld.
Waar het in de praktijk misgaat
De problemen zijn bijna altijd dezelfde:
- Informatie staat verspreid. Keuringsrapporten zitten in een map, certificaten in de mail en de planning in een spreadsheet.
- Niemand krijgt een seintje. Een spreadsheet waarschuwt niet als een keuring verloopt.
- Locatie is onduidelijk. Een ladder die volgens de lijst in de bus van team A ligt, staat al maanden bij een klant.
- Gebreken blijven hangen. Een medewerker ziet een beschadigde kabel, zegt het tegen een collega en daar blijft het bij.
Bij een controle van de Arbeidsinspectie of na een ongeval wil je kunnen laten zien wanneer iets voor het laatst is gekeurd en door wie. Met losse bestanden is dat lastig.
Wat een goed systeem wel doet
Een online materieelbeheersysteem brengt alles op één plek samen. Per object zie je wat het is, waar het is, wanneer het voor het laatst is gekeurd en wanneer de volgende keuring nodig is. De belangrijkste voordelen:
- Automatische herinneringen. Het systeem meldt zelf dat een keuring eraan komt, zodat je op tijd kunt plannen.
- Rapporten digitaal bij het object. Keuringsrapporten, handleidingen en certificaten hangen direct aan het juiste arbeidsmiddel.
- Storingen melden vanaf de werkvloer. Medewerkers melden een defect met hun telefoon en de beheerder ziet het meteen.
- Overzicht voor management. In één rapportage zie je hoeveel middelen zijn goedgekeurd, afgekeurd of binnenkort verlopen.
Keuren en beheren in één hand
Steeds meer keuringsbedrijven combineren hun keuringen met software. De keurmeester registreert de uitslag direct in het systeem, waardoor de administratie niet meer handmatig hoeft te worden bijgewerkt. Keuringsbedrijf Wij Keuren Alles uit Spijkenisse werkt bijvoorbeeld met een eigen materieelbeheersysteem waarin klanten 24/7 kunnen zien wat de status van hun materieel is. Het systeem wordt voor de klant ingericht, zodat het aansluit op hoe het bedrijf al werkt.
Zo begin je
Overstappen hoeft geen groot project te zijn. Een praktische aanpak:
- Inventariseer al het keuringsplichtig materieel, inclusief locatie en serienummer.
- Bepaal per soort middel de keuringstermijn op basis van gebruik en risico.
- Zet alles in één systeem en koppel de bestaande rapporten.
- Spreek af wie meldingen ontvangt en wie de keuringen inplant.
- Laat medewerkers zien hoe ze een defect melden.
Conclusie
Een spreadsheet is een prima begin, maar groeit niet mee met een bedrijf dat steeds meer materieel heeft. Wie keuringen, rapporten en storingen centraal vastlegt, voorkomt verlopen keuringen, bespaart zoekwerk en kan bij elke controle direct laten zien dat het materieel in orde is.
